IT-anskaffelser – For komplekst for innkjøpsregelverket?

De fleste IKS’er innen avfallsområdet ønsker å bli mer «digitalisert» enn ved dagens drift.

Større selskaper og storkommuner har de senere år brukt betydelige ressurser for å modernisere seg i en slik retning.

Fra mindre IKS’er som vi ofte også bistår på andre områder, hører vi ofte at de er i stuss over hvordan de skal gå frem for å gjennomføre endringsprosesser for å erstatte dagens systemer basert på skjemaer som fylles ut med blyant, bearbeides med Excel og gå over til web-baserte systemer med tilpasset funksjonalitet/bruker-grensesnitt og person -og datasikkerhet.

Ta digitalisering steg for steg

Tradisjonell fremgangsmåte i dag er at enkelte IT-leverandørene tar direkte kontakt med kommune og bedyrer at systemet som tilbys løser alle kommunenes utfordringer, og at innkjøp oppfyller alle vilkår i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser uten noe problem. Noen leverandører hevder gjerne er det kun er de som er i stand til å tilby akkurat det som oppdragsgiver trenger, og da kan det enkelt ordnes ved en intensjonskunngjøring, vente i 10 dager og deretter skrive kontrakt.

Uansett om regelverket åpner for dette, vil vi anbefale oppdragsgiver å tenke seg nøye om før de aksepterer en slik løsning.

Ved slik fremgangsmåte vil en oppdragsgiver ofte måtte inngå en kontrakt der leverandøren har satt premissene, og som da gjerne fører til en mer «leverandørvennlig» avtale enn det man har utsikter til å oppnå ved en ordinær konkurranse. Vår erfaring er at slike avtaler skyver mere risiko/ansvar på kunden når det gjelder utviklingsarbeidet og kostnader ifb. med årlige lisens- og vedlikeholdskostnader.

Vår anbefaling er at kunden først sondere markedet i forbindelse med en slik anskaffelsesprosess, og fortar en grundig analyse på hva en virkelig trenger for å få de største driftsgevinstene. Deretter kan en gjerne kunngjøre en-til-møter der en i kunngjøringen redegjør for sitt behov. Og da vil en trolig komme i kontakt med leverandører både med og uten erfaring med leveranser til avfallsmarkedet.

Og ut fra tilbakemeldingene fra disse møtene kan en lage en funksjonsbasert og målrettet kravspesifikasjon ut fra sitt behov, men også som i størst mulig er tilpasset eksisterende hyllevare-løsninger som leverandørene tilbyr.

Med konkurranse gir dette utsikter til lavere priser og en kontrakt med vilkår som oppdragsgiver selv definerer. Ved gjennomføring av formålstjenlig IT-anskaffelse vil innebære nyttig bidrag til å forbedre driftsbudsjettet, selv om en muligens ikke klarte å løse alle utfordringene i første runde.

Damhaug Consulting har bistått kommuner og IKS’er ved flere IT-anskaffelser, nå sist ved innkjøp av fagsystem innen renovasjon. Vi er også et par steder i en innledende prosess der vi hjelper oppdragsgiver med å definere sitt behov ut fra bl.a. erfaringer fra andre tilsvarende selskaper.

For øvrig har Direktoratet for forvaltning og IKT (DiFi) utarbeidet en avtale-mal for smidig programutvikling («Smidigavtalen»). Denne ble lagt til grunn i tilbudsgrunnlaget som Damhaug Consulting utarbeidet for anskaffelse av nytt web-basert rapporteringssystem på oppdrag for et større returselskap i 2018-2019.

Smidigavtalen legger bla. opp til fleksibel programutvikling hvor partene kan ha løpende dialog ift. å kunne endre funksjonskravene underveis og samtididig opprettholde god kostnadskontroll og fremdrift ift. avtalt tidspunkt for ferdigstillelse.

Les mer om smidigavtalen her

Share on email
del på e-post
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on print
Print

Relatert