Dersom en er usikker på «hvem» markedet er, eller hvordan kravspesifikasjon eller kontrakts-betingelser bør utformes, er det ofte hensiktsmessig å kunngjøre en-til-en-møter med leverandørene. Praktisk kan dette gjøres via Doffin der en kort presenterer hva som skal anskaffes, når møtene gjennomføres, og kontaktinfo mv.
Med grunnlag i et foreløpig utkast til kravspesifikasjon og betingelser for øvrig som sendes de aktuelle leverandørene på forhånd, kan en i disse møtene få nyttige innspill som ofte gir mer treffsikre vilkår i en anbudskonkurranse. Og ikke minst får en ofte tilbakemeldinger om enkelte betingelser som kan begrense konkurransen.
Vår erfaring er at slike møter først og fremst skaper mer tillit mellom leverandører og oppdragsgiver, slik at flere gir tilbud, tilbudene blir mer skreddersydd oppdragsgivers formål og anskaffelses-prosessen glir lettere.
Eksempelvis ved innkjøp av et avfallssorteringsanlegg, skulle dette bestå av matebånd, kvern, magneter, også for ikke-magnetiske metaller, vindsikt, ballemaskin og wrapper. Og da var slike møter svært nyttige for å få innspill fra leverandører på problemstillinger som oppdragsgiver ønsket å avklare, eller som de ikke var klar over. Det er vår erfaring at det i forkant av en prosess er slike møter nyttige forutsatt at oppdragsgiver på forhånd har vurdert omfanget og formålet med anskaffelsen, gjerne med befaring.
Vi i Damhaug Consulting har i løpet av siste år deltatt i flere en-til-en møter og nylig hadde vi separate møter med 11 forskjellige leverandører for en og samme oppdragsgiver. Gjennom disse oppdragene har vi skaffet oss kunnskap og erfaring med slike møter for bla. innkjøp av renovasjons-tjenester, transport og behandling av avfall fra gjenvinningsstasjoner, sortering og avsetning av fraksjoner, henting og behandling av restavfall og kjøp av maskiner til sorteringsanlegg for restavfall.
